データーの最良管理は正方形！

４年ほど前、教育論文で理想的なフォルダー構造ということを書いたことがある。私は、これまでいくつかの職場を経験してきたのだが、どの職場でも大まかには同じフォルダーの中に入っているものの、細かく見ると散在している場面を見かけることがたまにあった。ファイルが散在すると、せっかく優れているデータがあったとしても見つけることができず使用されなかったりする。昨日、夏休み前の図画コンクールの応募の資料がドサッときていたので、どんなものが来ていたのか表にまとめてみた。そのほとんどは、企業や官公庁から来ていることが分かった。ちなみに、昨年は夏休みどの図画コンクールに応募していたのかと思い、過去のデータを探すと、決められていたフォルダーにきちんとまとめられていたのですぐに見つけることができた。ただ、県図画作品展に関するデータがあちこちに散財していた。参考写真、募集要項、昨年の児童作品、指導資料、それぞれにフォルダー分けされていて、分かりやすいといえばそうなのであるが一つのフォルダーにまとめることにした。その中で、参考写真、募集要項、昨年の児童作品、指導資料というフォルダーを入れて行った。また、参考写真に関しては、重複するデータを削除しできるだけ数を少なくすることにした。加えて、フォルダー名に撮影した年度や場所を入れることで、そのフォルダーにどんな情報が入っているか中身を開かなくてもある程度分かるようにした。こうすることで、必要な情報をすぐに手に入れやすいようにした。私は、理想的なフォルダー構造は正方形だと考えている。データーが増えていくと、縦に長くなってしまう。そうならないために、フォルダー内を年度ごとに分けたり、ジャンルごとに分けたりしている。それでもデータが長くなる場合は、旧年度ファイルというフォルダーを作成し、古いデータはその中に入れるようにしている。ただ、この場合旧年度ファイルに入れたデータの中に通常よく使うデータがある場合は、年度ファイルの下に基本データとして残しておくようにする。こうすることで、データが発見しやすくなり、使い勝手が良くなる。まさしくこれが正方形のデータ管理となる。現時点では、これが最良だと考えているが、これからも運用を続けることで、使い勝手が良い方法について模索していきたい。